Меню
Время работает на вас или Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент позволяет эффективно решать множество задач, главной из которых можно считать рациональное распределение времени на стенде. На протяжении выставочного дня экспонент общается с множеством партнеров и потенциальных клиентов. Успех выставки во многом зависит от умения экспонента уделить каждому из них внимание.

Если предстоит встреча с партнерами, следует учесть несколько важных факторов. Переговоры должны проходить в удобном помещении, оборудованном всем необходимым, то есть аудио- и видеоматериалами, документами и всевозможной справочной информацией. Недопустимо назначать переговоры с разными партнерами на одно и то же время. Нельзя также заставлять ждать своего гостя, пунктуальность станет еще одним козырем, очком в вашу пользу.

Большое значение имеет время встречи с партнерами. Утром лучше всего предложить кофе (в жаркое время года — прохладительные напитки). Обеденное время предполагает соки и легкие закуски. Если же переговоры проходят вечером, то нелишней будет чашка горячего чая, помогающего расслабиться и создать непринужденную атмосферу.

Может произойти незапланированная встреча с потенциальным заказчиком, которому также необходимо уделить внимание. Возможно, разговор будет кратким, но результативным, и этот клиент превратится из потенциального в реального.

В помещении выставки обязательно присутствие не только рядовых сотрудников, но и как минимум одного руководителя компании. Может так случиться, что ни у одного из стендистов в какой-то момент не будет свободного времени, а значит, потребуется консультация более компетентного специалиста фирмы. Возможно, появится необходимость перенести встречу на другое время, желательно в этот же день, — потом может быть поздно.

Пристальное внимание следует обратить на качество инструктажа персонала, который будет работать на стенде. Каждый сотрудник обязан уметь ответить на любой вопрос относительно экспозиции, времени работы выставки, участия фирмы в мероприятиях и т.д.

Не меньшее значение имеет и внешний вид стендиста, впечатление, которое он производит. Для этого рекомендуется выспаться перед выставкой, отдохнувший и уравновешенный сотрудник способен четко отвечать на вопросы посетителей. Невнимание к присутствующим и раздражительность стендиста могут свести на нет всю проделанную работу.

Среди важнейших функций тайм-менеджмента можно назвать правильное распределение обязанностей между работниками. Место и функции каждого сотрудника следует определить еще на начальном этапе подготовки к проведению выставки. Основное, что должны уметь стендисты, — это понять, кто среди посетителей выставки является потенциальным клиентом компании, а кто зашел просто из любопытства.

Расход рабочего времени обязательно должен контролироваться. Для этого каждый вечер следует подводить итоги, а при необходимости вносить корректировки в перечень обязанностей каждого из стендистов.

Нередко при большом наплыве посетителей на выставке может возникнуть цейтнот, сотрудники не смогут уделить внимание каждому желающему. Чтобы не допустить подобной ситуации, необходимо правильно организовать рабочий день.